The importance of correspondence to the secretary

Sebagai seorang sekretari tentunya harus mampu dan mahir dalam hal surat menyurat      (correspondence). Walaupun alat komunikasi sekarang ini modern dan dibilang sangat maju. Tetapi surat mempunyai peranan penting dalam dunia perdagangan. Jika dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat jelas mempunyai kelebihan tersendiri karena surat merupakan suatu bukti otentik berupa tulisan yang diperkuat oleh tanda tangan pengirimnya. Dalam kesempatan ini saya akan membagi pengetahuan tentang surat bagi para pembaca… ^_^

Surat adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi secra tertulis. Penyampaian informasi dari suatu pihak kepada pihak lain in ibis saja dilakukan atas perorangan atau jabatan dalam suatu organisasi.

Kalau hubungan atau kegiatan yang dilakukan melalui surat dilakukan terus menerus antara keuda belah pihak, maka terjadilah suatu kegiatan surat menyurat (correspondence). Surat-menyurat yang dilakukan dalam dunia perdagangan disebut surat niaga atau surat business (business letter) dan kegiatan surat-menyurat dalam dunia perdagangan disebut korespondensi niaga (business correspondence).

Sebagai alat komunikasi tertulis, surat niaga tentu mempunyai bentuk dan penggunaan ungkapan-ungkapan yang berbeda jika dibandingkan dengan surat-surat biasa. Bentuk surat dan ungkapan-ungkapan yang digunakan dalam surat niaga tentu harus dapat memberikan kesan positif dan menyenangkan bagi pembacanya. Ini merupakan factor penting yang tidak dapat diabaikan untuk memperlancar tujuan yang ingin dicapai oleh pihak yang berkepentingan.

Surat niaga memiliki pola tersendiri yang ditentukan oleh tata letak bagian-bagiannya yang ada dalam surat. Bentuk-bentuk surat niaga yang lazim digunakan dalam dunia perdagangan antara lain:

1. Full block style/bentuk lurus penuh.
2. Block style/bentuk lurus.
3. Semi block style/bentuk setengah lurus.
4. Indented style/bentuk bertakuk.
5. Simplified style/bentuk yang disederhanakan.
6. Hanging indentation/bentuk alinea menggantung.

Dari keenam bentuk surat diatas, tidak semua bentu surat lazim digunakan dalam praktek sehari-hari. Masing-masing bentuk tentu mempunyai keistimewaan dan kekurangannya tersendiri, baik dalam bentuk maupun dalam efisiensi waktu pengetikan.

Berbagi ilmu Pengetahuan tentang surat-menyurat untuk seorang sekretari yang professional, dan untuk contoh2nya dilain kesempatan akan saya coba tampilkan. Saya harapkan dengan ini dapat membantu saudara/ri dalam pemahaman surat-menyurat. Sukses selalu buat Saudara/ri semua. Terima kasih. ^_*.V~

By : Ruth Aline Marlina

Ref : Dhanny R. Cyssco