- Pengertian Arsip
Secara Etimologi ( ilmu asal-usul kata) arsip berasal dari kata Archea atau Archeon (Yunani) yaitu catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah dan Felum (latin) yang berarti bendel atau kumpulan dari warkat atau dokumen.
Menurut UU no. 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud arsip adalah:
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan /perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan menurut ensiklopedi administrasi, arsip adalah:
- segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanent bagi suatu keperluan.
- Suatu instansi atau tempat warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
A. Macam-macam dan Fungsi Arsip
1. Macam-Macam Arsip
a. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah dibedakan menjadi:
1) Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional, selanjutnnya disebut Arsip Nasional Pusat.
2) Arsip nasional ditiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat Daerah Tingkat I. Selanjutnya dsebut Arsip Nasional Daerah.
b. Arsip Primer dan Sekunder
1) Arsip Primer adalah arsip aslinya. Jadi bukan tindasan, bukan karbon kopinya, bukan salinan atau bukan mikrofilmnya.
2) Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau mikrofilmnya
c. Arsip Sentral dan Arsip Unit
1) Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip bisa juga disebut arsip umum
2) Arsip unit yaitu arsip yang disebarkan penyimpanannya disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi disebut juga arsip khusus.
d. Fungsi Arsip
1. Arsip Dinamis, ini dibagi menjadi dua golongan:
a) Arsip Aktif
b) Arsip inaktif
2. Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
e. Arsip Abadi dan Tidak Abadi
1) Arsip Abadi yang kegunaannya berlangsung lama dan abadi, seperti sejarah dan lain-lain
2) Arsip tidak abadi arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada satu saat
2. Fungsi Arsip
Menurut UU no.7 tahun 1971 pasal 2, fungsi arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan, perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi Negara.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dipergunakan lagi sesara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok, maupun untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
- Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat
- Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
D. Nilai Guna Arsip
1. Bagi instansi yang mengadakan arsipannya sendiri, arsip memiliki nilai guna primer yang merupakan dokumen penting atau rahasia bagi instansi yang bersangkutan secara sendiri-sendiri.
a. Hukum
b. Administrasi, sebagai kebijaksanaan dan prosedur sebagai syarat untuk menyelenggarakan kegiatan administrasi organisasi yang menghasilkan sumber arsip atau perintah secara keseluruhan.
c. Fiskal, mengandung bahan informasi pembuktian di bidang keuangan dan perpajakan.
d. Perorangan, mengandung data perorangan, misalnya data kelahiran, perkawinan, perceraian, adopsi, kewarganegaraan.
e. Pemeriksaan, yang menyangkut keuangan, perpajakan, hukum, perjanjian bisnis.
f. Penunjang, memberikan keterangan tambahan sebagai bahan keterangan lain sehingga memberikan pengertian lebih lengkap dari suatu dokumen utama yang dijadikan masalah pokok.
g. Penelitian ilmiah.
h. Kebijaksanaan, sebagai landasan untuk mengambil kebijaksanaan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
i. Sejarah, dapat menerangkan peristiwa yang terjadi di masa yang lampau.
j. Organisasi, untuk dasar lanjutan pelaksanaan sesuatu pekerjaan.
2. Bagi instansi lain, arsip memiliki nilai guna sekunder, yaitu hanya merupakan dokumen untuk diketahui sebagai tembusan/pemberitahuan saja.
E. Tujuan Kearsipan
1. Menurut UU no.7 tahun 1971 pasal 3 : Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban masional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
2. Menurut Drs. Soewito
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
d. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
f. Untuk menjaga kelestarian arsip.
3. Menurut Drs. E. Martono
a. Menyediakan warkat jika diperlukan.
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan yang lainnya.
d. Menghemat tempat penyimpanan.
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.
f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.
F. Syarat Petugas Arsip
Dalam menjalankan system kearsipan, perlu adanya system penyimpanan warkat yang tepat, tata kerja yang baik, dan penyusatan atau pengapusan arsip yang tertib. Banyak syarat yang harus dimiliki oleh pegawai arsip, meliputi kepribadian, pengetahuan, dan keterampilan yang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan tugasnya selaku pegawai kearsipan. Menurut Littlefield dan Peterson, terdapat enam syarat pokok yang mutlak harus dimiliki pegawai arsip, yaitu:
1. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan rata-rata normal.
2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan perbedaan-perbedaan kecil dari nama-nama dan angka-angka dalam warkat.
3. Memiliki sifat kecermatan.
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil-kecil.
5. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja.
6. memiliki sifat pertimbangan yang baik.
Disamping itu pegawai arsip harus:
1. Mengetahui pengetahuan tata kearsipan.
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaannya
3. Mengenal seluk beluk organisasi dengan tugas-tugas dan pejabat-pejabatnya.
4. Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.
Dengan kata lain bahwa syarat-syarat pegawai arsip meliputi:
1. Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang:
a. Surat menyurat dan arsip.
b. Seluk beluk organisasi atau instansi.
c. Tata kearsipan.
2. Berkepribadian dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan teknik tata kearsipan:
a. Tekun, teliti, rapi, cermat, dan sabar
b. Cekatan, cerdas dan kreatif
c. Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab
d. Ramah dan sopan
e. Loyal dan dapat menyimpan rahasia
f. Sehat rohani dan jasmani
Tidak ada komentar:
Posting Komentar